فکس اینترنتی
در این عصر دفترهای کار بدون کاغذ و اسناد دیجیتالی، شاید فکر کنید دستگاه فکس نیز باید کم کم بازنشسته شود. اما ارسال اسناد با فکس همچنان بخشی جدانشدنی از کسب و کارها برای برخی از اسناد، مانند قراردادها، و در برخی از بخش‌ها، مانند روابط عمومی، است.
خدمات فکس اینترنتی «دفتر شما» امکان ارسال و دریافت فکس را بدون کوچک‌ترین نیاز به دستگاه فکس فراهم کرده است. با استفاده از این سرویس، می‌توانید هر سندی را که روی کامپیوترتان ایجاد می‌کنید از طریق ایمیل یا وب به دستگاه فکس موردنظر خود بفرستید. در این سرویس پیوست‌های خروجی ایمیل به فکس تبدیل می‌شوند و فکس‌های ورودی به پیوست ایمیل.فکس اینترنتی نوعی سرویس میزبانی‌شده است. بدین معنا که نیازی نیست شما سرورهای فکس، مودم و نرم‌افزارهای خاص را خریداری و نصب کنید. در عوض، با اشتراک در سرویس فکس اینترنتی «دفتر شما» می‌توانید از مزایای این خدمت بهره‌مند شوید.
برای دریافت فکس بر روی کامپیوترتان:
۱٫ «دفتر شما» یک شماره فکس اینترنتی در اختیار شما قرار می‌دهد.
۲٫ فرستنده آن شماره را می‌گیرد و فکس را از یک دستگاه فکس عادی ارسال می‌کند.
۳٫ «دفتر شما» فکس را دریافت، آن را به پیوست ایمیل تبدیل و به آدرس ایمیلتان ارسال می‌کند.
شما نیز برای مشاهده فکس تنها کافی است فایل پیوست‌شده را باز کنید. از آن‌جا که برای استفاده از این سرویس تنها به ایمیل نیاز دارید، می‌توانید از هر جا که هستید حتی با تلفن همراهتان فکس را دریافت کنید.
برای ارسال فکس نیز کافی است از طریق ایمیل سند موردنظر را به همراه شماره فکس موردنظر برای اپراتور خود در «دفتر شما» بفرستید و ارسال و اطمینان از دریافت فکس را به وی بسپارید.
شماره تلفن مجازی به شماره تلفنی گفته می‌شود که فاقد یک خط تلفن مستقیم مرتبط است. این شماره‌ها را اغلب برای فوروارد کردن تماس‌ها به شماره‌های از پیش تعیین‌شده توسط مشتری، خواه خط ثابت، همراه یا VoIP برنامه‌ریزی می‌کنند. شماره تلفن مجازی قادر است همچون دروازه‌ای میان تماس‌های سنتی (PSTN) و VoIP عمل کند. مشترکان خط تلفن‌های مجازی می‌توانند بدون نیاز به خریداری سخت‌افزار اضافه از دستگاه‌های تلفن‌های کنونی خود استفاده کنند.
شماره تلفن مجازی اختصاصی شماره تلفنی است که تماس‌های ورودی را به هر شماره تلفن از پیش تعیین‌شده‌ای فوروارد می‌کند. شماره تلفن مجازی را اغلب می‌توان به گونه‌ای برنامه‌ریزی کرد که تماس‌ها را ، بسته به این که چه زمانی از روز یا کدام روز هفته باشد، به شماره‌های گوناگون فوروارد کند. برای مثال، تماس‌های ورودی بین ساعت‌های ۹ تا ۵ در روزهای کاری به شماره محل کار فرد اما در روزهای تعطیل به شماره تلفن همراه وی فوروارد می‌شوند. میزان دسترسی شماره تلفن‌های مجازیبه مقررات هر کشوری بستگی دارد.
کسب و کارها. بدین طریق که شرکتی واقع در اصفهان می‌تواند شماره تلفنی در تهران داشته باشد. خط تلفن‌های مجازی از محبوبیت بسیار بالایی در میان مراکز تماس برخوردارند که ظاهراً در یک کشور واقع شده‌اند، حال آن که در بیش از یک کشور در منطقه‌های زمانی گوناگون قرار دارند و پوششی شبانه‌روزی ارائه می‌کنند.
اشخاص. از جمله دیگر کاربران شماره تلفن‌های مجازی بین‌المللی مهاجران و مسافرانی هستند که تمایل دارند دوستان و خانواده‌هایشان با شماره تلفنی داخلی با آن‌ها تماس بگیرند.
کسب و کارهای خاص. شماره تلفن مجازی همچون شماره دسترسی عمل می‌کند، مانند شماره تلفنی که کاربر باید برای ایجاد تماس آن را شماره‌گیری کند.
چرا این روزها کارآفرین ها دفتر کار مجازی را به دفتر کار سنتی ترجیح می‌دهند؟
رفته رفته نیاز به داشتن دفتر کار فیزیکی برای مدیریت یک کسب و کار
کمرنگ‌تر و کمرنگ‌تر می‌شود. بیشتر کارآفرین ها وقتی کسب
و کاری را راه‌اندازی می‌کنند، بلافاصله سراغ اینترنت می‌روند، مشتری
پیدا می‌کنند و کار خود را شروع می‌کنند.
درست است که می‌توان کسب و کار را از
دفتر خانگی چرخاند، اما آیا این تصویری است که دوست دارید از کسب و کارتان
به مشتریانتان عرضه کنید؟ در واقع، بسیاری از سرمایه‌گذاران حتی حاضر به همکاری با
کارآفرین هایی که از خانه کار می‌کنند نمی‌شوند. به همین دلیل
است که بسیاری از کارآفرین ها تصمیم به اجاره یک دفتر مجازی می‌گیرند.
امروزه این خدمات در سرتاسر دنیا، از جمله در کشور ما نیز عرضه می‌شود. «دفتر شما» عرضه‌کننده تمامی
خدمات دفتر مجازی در ایران است. اما نظر به این که مفهوم دفتر مجازی در ایران مفهومی جدید است، در این زمینه ابهام‌هایی وجود دارد.
دفتر مجازی «دفتر شما» چیست؟
دفتر مجازی «دفتر شما» با عرضه خدماتی همچون شماره تلفن ثابت در تهران، خدمات ارتباطی مانند پاسخگویی تلفن‌ها، دریافت و ارسال فکس و غیره و تلفن گویا امکان تعامل حرفه‌ای کارآفرین ها و صاحبان کسب و کارها را با مشتریانشان فراهم می‌کند. پس به بیان ساده، دفتر مجازی یک شماره تلفن ثابت است که ارتباطی با مکان واقعی کسب و کار ندارد.
اصلاً برای چه از خدمات دفتر مجازی «دفتر شما» استفاده کنیم؟
دفتر مجازی «دفتر شما» برای صاحبان کسب و کارهایی طراحی شده که می‌خواهند تصویر حرفه‌ای کسب و کار خود را بدون هزینه‌های سربار متداول، مانند اجاره دفتر کار، استخدام منشی، تجهیزات اداری و غیره، ارتقا ببخشند. داشتن شماره تلفن ثابت تهران با پیش‌شماره ۲ و امکان برگزاری جلسات در محله‌ای سطح بالا نشان از حرفه‌ای بودن شما دارد. در عمل، کسب و کاری که از خدمات دفتر مجازی «دفتر شما» استفاده می‌کند، هیچ تفاوتی با کسب و کارهای دیگری که دفتر کار خریداری یا اجاره کرده‌اند ندارد.
مزیت شماره یک استفاده از دفتر مجازی قیمت مناسب آن است. یکی از اصول کارآفرینی به حداقل رسانیدن هزینه‌هاست، چرا که یک کسب و کار جدید همیشه آن طور که می‌خواهیم پیش نمی‌رود و شاید در آن زمانی که مدنظر ماست به سوددهی نرسد. به علاوه، یکی از خدمات دفتر مجازی «دفتر شما» فضای اداری است. بدین ترتیب که شما می‌توانید با هماهنگی قبلی جلسات خود را در فضایی کاملاً اداری و حرفه‌ای با تمامی امکانات یک دفتر کار، مانند اینترنت، پروژکتور و غیره برگزار کنید. این به کارآفرین ها کمک می‌کند بدون هزینه زیاد تصویری حرفه‌ای از کسب و کار خود به نمایش بگذارند.
به مرور زمان و با استفاده بیشتر و بیشتر کارآفرینان از خدمات دفترهای مجازی، این مفهوم نیز بیش از پیش جا می‌افتد. خودتان را جای مشتریانتان بگذارید. آیا رغبتی به کار با کسی که در خانه کار می‌کند دارید؟ درست است که دفترهای مجازی بر این واقعیت که کسب و کاری در مکانی دیگر اداره می‌شود پرده می‌گذارند، اما این اتفاق تنها زمانی غیراخلاقی است که کیفیت خدمات عرضه‌شده به مشتریان تحت تأثیر این واقعیت قرار گیرد.
نتیجه‌گیری
روی هم رفته، این روزها کارآفرین ها به
استفاده از خدمات
دفترهای مجازی روی
آورده‌اند، چرا که با حداقل ریسک و هزینه و دردسر و با آسایش بیشتر می‌توانند بر
توسعه کسب و کارشان تمرکز کنند. طبق یک نظرسنجی، ۶۷% از کارکنان معتقدند که
دورکاری در مقایسه با کار در دفتر کار باعث افزایش بازدهی‌شان می‌شود، و ۲۶% از کارکنان
معتقدند این دو از نظر بازدهی تفاوتی با هم ندارند. آمار نشان می‌دهد که جدا از
منافع مالی، استفاده از خدمات دفتر مجازی تأثیر مثبتی بر عملکرد کسب و کارها داشته است