اگر کسب و کار جدیدی راه‌اندازی کرده‌اید استفاده از سرویس منشی تلفنی تصمیم مهمی برای شما خواهد بود. این سرویس می‌تواند در انجام بسیاری از کارهای اولیه کمکتان کند و فایده‌های بسیاری داشته باشد.
پیش از این که جلوتر برویم، اول ببینیم سرویس منشی تلفنی چیست و به چه کار شما می‌آید. در این سرویس فردی امور دفتری شما را از راه دور رسیدگی می‌کند و برای پاسخگویی به تماس‌هایتان نیازی نیست در دفتر کار شما حضور داشته باشد.
روش کار سرویس منشی تلفنی چیست؟
از آنجا که در این سرویس منشی از راه دور با شما همکاری می‌کند، از نرم‌افزارهای ویژه‌ای استفاده می‌کند که از طریق آن با کامپیوتر و سیستم تلفن شما در ارتباط است. با این کار تماس‌های ورودی شما به منشی منتقل می‌شود. او می‌تواند پیغام تماس‌گیرنده را بگیرد و آن را به فرد مورد نظر در شرکتتان برساند.
این سرویس هر زمان که آن را به کار اندازید کار می‌کند و هر زمان که آن را از کار بیندازید خاموش می‌شود. سرویس منشی‌تلفنی می‌تواند تنها در ساعات استراحت شما و زمانی که خارج از دفترتان هستید کار کنند و یا کلاً تمامی تماس‌هایتان را مدیریت کنند. چند نمونه از مواردی که می‌توان از این سرویس بهره برد:
وکیل‌ها- زمانی که در دادگاه و خارج از دفتر کارتان هستید می‌توانید از سرویس منشی تلفنی استفاده کنید.
دندان‌پزشکان- وقتی بیمار دارید می‌توانید از سرویس منشی تلفنی استفاده کنید. او قادر است قرارهای شما را برنامه‌ریزی کند و برای یادآوری با شما تماس بگیرد.
کسب و کارهای کوچک– در هر کسب و کار کوچکی می‌توانید در زمان‌های پرمشغله خود ازسرویس منشی تلفنی استفاده کنید.
این‌ها تنها چند نمونه از موارد استفاده از سرویس منشی تلفنی در حرفه شما هستند.
دلایلی برای استفاده از سرویس منشی تلفنی
آیا می‌دانستید که حدود ۷۵% از تماس‌‌گیرندگان با کسب و کارهای جدید یا کوچک پس از وصل شدن تماس به پیغامگیر تلفن را قطع می‌کنند؟ ۷۵% رقم بالایی برای از دست دادن فرصت‌هایی است که می‌توانند کسب و کار شما را یک پله بالاتر ببرند.
با داشتن منشی مجازی، می‌توانید درصد تماس‌های قطع‌شده به شرکتتان را به صفر نزدیک کنید. مادامی که از سرویس منشی تلفنی خود به درستی استفاده کنید، دیگر چنین فرصت‌هایی را از دست نمی‌دهید. وقتی یک فرد و نه پیغامگیر به تماس پاسخ می‌دهد می‌تواند خدمات به مراتب بهتری را به مشتری عرضه کند.
داشتن منشی تلفنی در مقایسه با شرایطی که خودتان یک تنه تمام وظایف را انجام دهید وجهه حرفه‌ای‌تری به شما و کسب و کارتان می‌بخشد. زمان بیش‌تری برایتان باقی می‌ماند و می توانید به مراجعان و مشتریانتان بهتر رسیدگی کنید.
در کنار این دلایل، و در مقایسه با یک منشی در شکل سنتی‌اش، استفاده ازسرویس منشی تلفنی باعث صرفه‌جویی در هزینه‌هایتان می‌شود، چرا که هزینه آن حدود ۲۰% هزینه یک منشی معمولی است، اما با همان خدمات و حتی گاهی بیش‌تر.
اگر به دنبال راهی برای عرضه خدمات بهتری به مشتریانتان و توسعه کسب و کار جدید یا باسابقه‌تان هستید، در فکر استفاده از سرویس منشی تلفنی از «دفتر شما»باشید
شماره تلفن مجازی به شماره تلفنی گفته می‌شود که فاقد یک خط تلفن مستقیم مرتبط است. این شماره‌ها را اغلب برای فوروارد کردن تماس‌ها به شماره‌های از پیش تعیین‌شده توسط مشتری، خواه خط ثابت، همراه یا VoIP برنامه‌ریزی می‌کنند. شماره تلفن مجازی قادر است همچون دروازه‌ای میان تماس‌های سنتی (PSTN) و VoIP عمل کند. مشترکان خط تلفن‌های مجازی می‌توانند بدون نیاز به خریداری سخت‌افزار اضافه از دستگاه‌های تلفن‌های کنونی خود استفاده کنند.
شماره تلفن مجازی اختصاصی شماره تلفنی است که تماس‌های ورودی را به هر شماره تلفن از پیش تعیین‌شده‌ای فوروارد می‌کند. شماره تلفن مجازی را اغلب می‌توان به گونه‌ای برنامه‌ریزی کرد که تماس‌ها را ، بسته به این که چه زمانی از روز یا کدام روز هفته باشد، به شماره‌های گوناگون فوروارد کند. برای مثال، تماس‌های ورودی بین ساعت‌های ۹ تا ۵ در روزهای کاری به شماره محل کار فرد اما در روزهای تعطیل به شماره تلفن همراه وی فوروارد می‌شوند. میزان دسترسی شماره تلفن‌های مجازیبه مقررات هر کشوری بستگی دارد.
کسب و کارها. بدین طریق که شرکتی واقع در اصفهان می‌تواند شماره تلفنی در تهران داشته باشد. خط تلفن‌های مجازی از محبوبیت بسیار بالایی در میان مراکز تماس برخوردارند که ظاهراً در یک کشور واقع شده‌اند، حال آن که در بیش از یک کشور در منطقه‌های زمانی گوناگون قرار دارند و پوششی شبانه‌روزی ارائه می‌کنند.
اشخاص. از جمله دیگر کاربران شماره تلفن‌های مجازی بین‌المللی مهاجران و مسافرانی هستند که تمایل دارند دوستان و خانواده‌هایشان با شماره تلفنی داخلی با آن‌ها تماس بگیرند.
کسب و کارهای خاص. شماره تلفن مجازی همچون شماره دسترسی عمل می‌کند، مانند شماره تلفنی که کاربر باید برای ایجاد تماس آن را شماره‌گیری کند.